¿Qué es la factura electrónica de la DIAN?
En Colombia, la Factura Electrónica de Venta (FEV) es el documento oficial regulado por la DIAN bajo la Resolución Única 000227 de 2025, que consolidó toda la normativa anterior. Para ser válida ante la DIAN, una factura electrónica no es un PDF enviado por correo — debe cumplir requisitos técnicos específicos.
El sistema funciona con validación previa: antes de entregar la factura al cliente, esta debe enviarse a la DIAN y ser aprobada en tiempo real (proceso que tarda segundos). Solo después de la validación, el documento tiene validez jurídica.
Un dato importante de 2025: la DIAN introdujo el autocompletado de datos del comprador. Con solo ingresar el NIT o cédula del cliente, el sistema obtiene automáticamente su nombre y datos desde la base de la DIAN — eliminando uno de los errores más comunes.
¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas?
- Personas naturales con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT anuales (~$183 millones COP en 2026)
- Todas las personas jurídicas (empresas, SAS, etc.) sin excepción
- Responsables del IVA o del Impuesto Nacional al Consumo
- Contribuyentes del Régimen Simple (SIMPLE)
- Personas naturales con más de un establecimiento de comercio
- Quienes exploten intangibles bajo franquicia, concesión o regalía
- Personas naturales con ingresos brutos anuales inferiores a 3.500 UVT (~$183 millones COP 2026) que no son responsables del IVA
- Pueden usar cuenta de cobro o documento equivalente
- Artesanos, agricultores y ganaderos minoristas con ingresos bajo el umbral y un solo establecimiento
- Nota: aunque no estés obligado a emitir FEV, si vendes a una empresa, ella puede necesitar emitir un "Documento Soporte" para respaldar la compra
PDF vs Factura Electrónica oficial: diferencias clave
| Característica | PDF o cuenta de cobro | FEV DIAN oficial |
|---|---|---|
| Validez fiscal ante DIAN | No | Sí |
| Permite deducir IVA al cliente | No | Sí |
| Requiere firma digital | No | Sí |
| Validación previa DIAN | No | Sí |
| CUFE (código único) | No | Sí |
| Válida sin superar 3.500 UVT | Sí (cuenta de cobro) | No necesaria |
| Gratis sin límites | Sí | DIAN ofrece servicio gratuito |
Cómo funciona la factura electrónica de la DIAN paso a paso
Verifica tu situación en el RUT
Comprueba que tu RUT tenga activa la Responsabilidad 52 (facturador electrónico). Actualízalo si no la tienes en dian.gov.co.
Obtén tu certificado de firma digital
Obligatorio para firmar las facturas. Opción gratuita: Servicio de Facturación DIAN en su portal. Opción de pago: entidades certificadoras autorizadas por la ONAC con mayor soporte.
Elige tu software de facturación
Tres opciones: Servicio Gratuito de la DIAN (para volúmenes bajos), Proveedor Tecnológico Autorizado (Alegra, Siigo, Factus, etc.) o desarrollo propio si eres empresa grande.
Habilitación en ambiente de pruebas
Antes de facturar en producción, debes pasar un período de pruebas ante la DIAN. Una vez aprobado, obtienes el estado de "habilitado" y tu RUT se actualiza automáticamente.
Emite tus primeras facturas en producción
Cada factura genera un CUFE (Código Único de Factura Electrónica) y un código QR. El cliente recibe el XML y el PDF. Desde 2025 el sistema autocompleta los datos del comprador con solo ingresar su NIT.
Errores más comunes — y cómo evitarlos
¿Para qué sirve FacturaPDF en este contexto?
FacturaPDF es la herramienta ideal para los casos donde la factura electrónica oficial de la DIAN no es obligatoria o práctica:
- Freelancers bajo el umbral de 3.500 UVT: si tus ingresos no alcanzan ese límite, puedes usar cuenta de cobro. FacturaPDF genera un documento profesional perfectamente válido para cobrar.
- Presupuestos y cotizaciones: antes de confirmar el trabajo, genera un documento PDF detallado con todos los conceptos y precios.
- Clientes internacionales: para clientes fuera de Colombia que no necesitan validación DIAN pero sí un documento profesional.
- Referencias internas: resumen de proyectos para controlar tu facturación mensual.