¿Cómo crear tu factura en 4 pasos?
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Factura proforma vs factura real
Cuándo usar una proforma
- Para mostrar precios a un cliente potencial
- Como presupuesto formal antes de confirmar
- Para trámites de importación/exportación
- Para solicitar pagos anticipados o señales
- Como base para una carta de crédito bancaria
Cómo crear tu proforma con FacturaPDF
Usa el generador normal pero en el campo 'Número de factura' escribe 'PROFORMA-001'. En las notas añade: 'Este documento es una factura proforma sin validez fiscal. Válido hasta [fecha].'
Qué es y cuándo usar la factura proforma
La factura proforma es un documento previo a la factura definitiva que sirve como presupuesto formal. No tiene validez fiscal ni contable: no genera IVA, no se registra en contabilidad y no puede usarse para deducir gastos. Es exclusivamente informativa.
Se usa en comercio internacional para trámites aduaneros, para obtener financiación bancaria, o como presupuesto detallado antes de confirmar un pedido cuando el precio puede variar.
Proforma, presupuesto y factura: diferencias
El presupuesto es una oferta de precio antes del acuerdo. La proforma simula la factura final en formato pero sin efectos fiscales. La factura definitiva tiene efectos fiscales completos y se emite cuando el servicio se ha prestado o el bien ha sido entregado al cliente.
Ejemplo de factura proforma
Una proforma bien redactada acelera el cierre del trato. Incluye todos los datos que el cliente necesita para aprobar el encargo o gestionar la importación:
| Concepto | IVA | Importe |
|---|---|---|
| Diseño y desarrollo de landing page — alcance definido en anexo | 21% | 2.400,00 € |
| Integración con CRM (HubSpot) — estimado 8h | 21% | 640,00 € |
| Mantenimiento primer mes incluido | 21% | 0,00 € |
Errores comunes en facturas proforma
- No indicar que es proforma: sin el aviso claro de que no es una factura fiscal, puede generar confusión contable al cliente. Añade siempre "FACTURA PROFORMA" en el encabezado y una nota aclaratoria.
- No incluir fecha de validez: una proforma sin caducidad pierde su valor negociador. Fija siempre un plazo (5, 10, 15 o 30 días es lo habitual).
- Importes sin IVA desglosado: aunque no es una factura real, es buena práctica mostrar la base imponible y el IVA por separado para que el departamento de compras del cliente lo tenga claro desde el inicio.
- No vincularla con la factura final: incluye el número de proforma como referencia en la factura real posterior. Esto agiliza la aprobación interna del cliente.
- Cambiar importes sin avisar: si después de la proforma hay cambios en el alcance o el precio, comunícalos al cliente y emite una proforma actualizada antes de proceder.